ความสำคัญของ Smart registration ในโรงพยาบาล

แผนกทะเบียน (Registration Department) ให้บริการลงทะเบียนผู้ป่วยที่มาใช้บริการในโรงพยาบาล ตั้งแต่การลงทะเบียนผู้ป่วยใหม่ หรือผู้ป่วยที่มีนัดหมาย ยืนยันตัวตนผู้ป่วย รวมถึงการตรวจสอบและบันทึกข้อมูลพื้นฐานของผู้ป่วย เช่น ชื่อ-นามสกุล เลขบัตรประชาชน สิทธิการรักษา และข้อมูลการนัดหมาย เพื่อให้ข้อมูลพื้นฐานของผู้ป่วยครบถ้วนและพร้อมสำหรับการรับบริการทางการแพทย์ในแผนกอื่นๆของโรงพยาบาล

แผนกทะเบียน เป็นงานที่เน้นความถูกต้องในการบันทึกข้อมูลและการส่งต่อผู้ป่วยไปยังแผนกที่ถูกต้องเหมาะสม เป็น ขั้นตอนแรกของการมารับบริการ ที่มีความสำคัญไม่น้อยกว่ากระบวนการอื่นๆ หากโรงพยาบาลสามารถดำเนินการได้ดีก็จะสามารถสร้างความประทับใจแรกที่จะมีผลดีต่อประสบการณ์โดยรวมของผู้ป่วยต่อไป

เครดิตภาพจาก nemcare.com/nemcare-opd-service

บทความนี้เราจะพูดถึงการนำเทคโนโลยีต่างๆมาเพิ่มประสิทธิภาพของแผนกทะเบียนในโรงพยาบาล เช่น นำระบบอัตโนมัติและ AI มาทำให้เกิดความถูกต้อง ลดความผิดพลาดจากงานเอกสาร เพิ่มความรวดเร็วในทุกขั้นตอน และสามารถพัฒนาต่อยอดไปเป็น Smart registration ให้เกิดประโยชน์กับโรงพยาบาลได้อย่างไร

มีการศึกษา ข้อผิดพลาดในการลงทะเบียนของแผนกฉุกเฉินของสถานพยาบาลใน Manhattan, USA  (ตีพิมพ์ตั้งแต่ปี 2007) การวิเคราะห์ผลการศึกษานี้ พบว่ามี 4 ประเภทของข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับ การผิดพลาดในการระบุผู้ป่วย (misidentification) ได้แก่ หมายเลขผู้ป่วยซ้ำกัน การระบุผู้ป่วยผิด ที่อยู่ผิด หรือมีการสลับข้อมูลระหว่างผู้ป่วยสองคน ซึ่งได้สรุปว่าการลงทะเบียนผู้ป่วย มักเป็นจุดเริ่มต้นของข้อผิดพลาดดังกล่าว และอาจส่งผลให้เป็นอันตรายต่อการรักษาผู้ป่วยต่อไป (ที่มาhttps://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC2259219/)

ส่วนในประเทศไทย ปัญหาจากระบบลงทะเบียนแบบเดิม อาจขึ้นอยู่กับปริมาณของผู้ป่วยในแต่ละวัน สิ่งที่ทุกโรงพยาบาลต้องเน้นย้ำไม่ให้เกิดปัญหา และให้ความสำคัญคือความถูกต้องของข้อมูลผู้ป่วย จะให้เกิดความผิดพลาดไม่ได้  แต่เนื่องจากจึงต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมาก เช่น แบบฟอร์มลงทะเบียนผู้ป่วย แบบฟอร์มยินยอม การตรวจสอบสิทธิการรักษา หรือสิทธิประกัน ซึ่งบางส่วนต้องกรอกเอกสารด้วยมือ ตลอดจนการคัดกรองผู้ป่วยเบื้องต้นเพื่อไปเข้ารับการรักษาในแผนกที่ถูกต้องตามความเจ็บป่วย อาจทำให้มีข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ตามมา (Human Errors) หรือก่อให้เกิดการรักษาล่าช้า การเสียเวลารอนาน ซึ่งอาจส่งผลต่อกระบวนการให้การรักษาและอาจรุนแรงถึงผู้ป่วยเสียชีวิตได้  การมีเทคโนโลยีต่างๆเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดปัญหาดังกล่าวจึงจะส่งผลให้โรงพยาบาลสามารถให้บริการผู้ป่วยได้ปลอดภัย แม่นยำ และ รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างการนำเทคโนโลยีมาช่วยแต่ละขั้นตอนของระบบลงทะเบียน

ระบบลงทะเบียนล่วงหน้า Pre-registration
 สถานพยาบาลในเครือ Asante Physician Partners Family Medicine, USA  เปลี่ยนไปใช้ระบบลงทะเบียนล่วงหน้าแบบอิเล็กทรอนิกส์ จากปัญหาที่ผู้ป่วยใหม่ที่สถานพยาบาลต้องกรอกเอกสารการลงทะเบียนที่ซับซ้อนและยุ่งยากจำนวน 6 หน้า  มีผู้ป่วยจำนวนมากที่มาถึงโดยยังไม่ได้กรอกเอกสารลงทะเบียนให้ครบถ้วน ทำให้การเข้ารับบริการของพวกเขาล่าช้า สถานพยาบาลจึงเปลี่ยนจากการใช้แบบฟอร์มกระดาษและเป็นฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-form ทั้งหมด ผลลัพธ์จากการเปลี่ยนแปลงนี้คือ ประหยัดเวลา ลดต้นทุน  ลดค่าจ้างของพนักงานเต็มเวลา และเพิ่มความพึงพอใจของทีมเจ้าหน้าที่ทางการแพทย์จากการศึกษาได้คาดการว่า จะสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายของคลินิกได้สูงถึง $216,760 ต่อปี หรือกว่า 7 ล้านบาท (ที่มา https://edhub.ama-assn.org/steps-forward/module/2702563 )

ระบบลงทะเบียนได้ด้วยตนเอง Self-Service Kiosk

โรงพยาบาลมหาวิทยาลัย Riga East Clinical โรงพยาบาลที่ใหญ่ที่สุดในลัตเวีย ได้นำตู้บริการตนเอง (Self-service Kiosk) พัฒนาโดยซอฟต์แวร์ของ Tapbox มาใช้ในทุกสาขา เพื่อเพิ่มคุณค่าให้กับผู้ป่วยและบุคลากร ช่วยให้กระบวนการจัดการผู้ป่วยราบรื่น ผู้ป่วยสามารถลงทะเบียนเพื่อพบแพทย์ได้ด้วยตนเอง เริ่มจากการยืนยันตัวตนด้วยหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชน ลงนามในแบบสอบถามและเอกสาร เลือกเวลานัดหมาย ชำระค่าบริการ (พร้อมเพิ่มข้อมูลประกันถ้ามี) และรับหมายเลขคิว   ทำให้ช่วยลดเวลารอ ผู้ป่วยสามารถลงทะเบียนได้เองโดยไม่ต้องต่อคิว ลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น และมี UI ที่ใช้งานง่าย  สำหรับสถานพยาบาล ลดต้นทุนโดยลดจำนวนพนักงานและไม่ต้องเพิ่มบุคลากร  ช่วยลดความเสี่ยงด้านความผิดพลาดของมนุษย์ โดยผลลัพธ์จากการใช้ Self-Service Kiosk ทำให้เวลารอของผู้ป่วยลดลง 6 เท่า งานด้านเอกสารและการประมวลผลผู้ป่วยลดลง 2 เท่า และจำนวนผู้ใช้ตู้บริการตนเองเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในช่วงห้าเดือนแรก (ที่มา https://tapbox.eu/case-study-self-service-benefits-for-healthcare/)

เครดิตภาพ tapbox.eu

การใช้เทคโนโลยี AI เข้ามาช่วยระบบลงทะเบียน

หุ่นยนต์ดินสอ จากบริษัท CT Asia Robotic เป็นหุ่นยนต์ปัญญาประดิษฐ์หรือ AI สามารถฟังหรือตอบตามคำสั่งที่ได้รับออกมาเป็นท่าทางหรือคำพูดตอบกลับแก่ผู้ป่วย ลดเวลาการรอของผู้ป่วย จากที่ผู้ป่วยต้องผ่านขั้นตอนต่างๆซึ่งล้วนมีคิวยาว ช่วยลดปริมาณงานของเจ้าหน้าที่ หุ่นยนต์ดินสอได้ถูกนำมาช่วยงานระบบลงทะเบียนในบางขั้นตอน เช่น

เครดิตภาพจาก dinsaw.com

1. เช็ตสิทธิการรักษา
2. ตรวจสอบนัดหมาย
3. ทำบัตรใหม่
4. คัดกรองอาการ
5. วัดสัญญาณชีพ
6. แจ้งแผนกตรวจ

ใช้ ลด Human Error จากการที่ผู้ป่วยมีจำนวนมาก เนื่องจากเจ้าหน้าที่ต้องทำงานอย่างเร่งรีบ ปัจจุบันมีการใช้งานหุ่นยนต์ดินสอจริงในโรงพยาบาลหลายแห่ง ทั่วประเทศไทย (ที่มา ​​บริษัท ซีที เอเซีย โรโบติกส์ จำกัด)

เครดิตภาพจาก dinsaw.com

ระบบ Smart Registration จาก Agnos health

บริษัท แอ็กนอสเฮลท์ ได้พัฒนาระบบ Smart registration ที่ให้บริการลงทะเบียนสำหรับผู้ป่วย ได้ด้วยตนเอง โดยครอบคลุมกระบวนการลงทะเบียนครบวงจร สามารถใช้งานผ่าน Self-service kiosk หรือ ผ่าน Tablet เจ้าหน้าที่ได้ โดยขั้นตอนการทำงานที่ระบบ Agnos Smart Registration รองรับ ได้แก่

1. ยืนยันข้อมูลผู้ป่วยผ่านชิปบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ต
2. ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ป่วยอัตโนมัติ
3. ตรวจสอบตัวตนผู้ป่วยด้วยระบบ AI face recognition
4. ตรวจสอบนัดหมายผู้ป่วยจาก HIS
5. สร้างประวัติผู้ป่วยใหม่อัตโนมัติ เข้า HIS
6. ระบบ AI nurse ช่วยคัดกรองอาการป่วยและแนะนำแผนกตรวจ
7. ระบบ ตรวจสอบตารางออกตรวจแพทย์
8. ระบบ ตรวจสอบสิทธิประกันเอกชน และ สิทธิการรักษาภาครัฐ อัตโนมัติ
9. ระบบอ่านข้อมูลเอกสารประกันหรือพาสปอร์ตอัตโนมัติ (เทคโนโลยี OCR)
10. ระบบ ขอ E-consent รองรับการทำ PDPA ผ่าน OTP หรือ E-signature
11. ระบบ ลงทะเบียนล่วงหน้า
12. ระบบตรวจสอบสัญญาณชีพอัตโนมัติ
13. ระบบ E-visit slip

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://www.agnoshealth.com/articles/smart-registration-bdms

ระบบ Smart Registration เป็นตัวแปรสำคัญที่ช่วยปรับปรุงการให้บริการผู้ป่วยในโรงพยาบาลโดยช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ (Human Errors) เพิ่มความรวดเร็วและความถูกต้องในการลงทะเบียนผู้ป่วย รวมถึงลดภาระงานเอกสารและเพิ่มความพึงพอใจของผู้ป่วยและเจ้าหน้า ด้วยเหตุนี้ Smart Registration จึงไม่ใช่เพียงแค่ตัวเลือก แต่สิ่งจำเป็นที่โรงพยาบาลเพื่อรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้นในระบบสุขภาพ และสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้ป่วยตั้งแต่ขั้นตอนแรกของการเข้ารับบริการ

สำหรับโรงพยาบาลที่สนใจ  สามารถติดต่อสอบถามบริการ Smart registration หรือรับคำปรึกษาเบื้องต้น ได้ที่ https://forms.clickup.com/3793803/f/3krwb-4182/OE588HQ19NXUB4QAV3